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教育類檔案管理問題及應對措施分析

來源:華盛論文網 發表時間:2020-06-07 09:25 隸屬于:社科論文 瀏覽次數:

摘要 教育單位的建設情況、教學情況、管理工作和發展過程等都記錄在教育單位檔案中。做好教育類檔案管理工作,能夠對教育單位管理建設工作、發展工作的原始情況做好妥善保存,還能

  教育單位的建設情況、教學情況、管理工作和發展過程等都記錄在教育單位檔案中。做好教育類檔案管理工作,能夠對教育單位管理建設工作、發展工作的原始情況做好妥善保存,還能對教育單位領導部門起到指導作用。因此,教育類檔案管理是一個非常重要的工作,是評價學校教學管理水平的重要內容。做好教育類檔案管理工作,符合目前的發展形勢,需要引起足夠重視。本文深入探討了教育類檔案管理工作中的主要問題,希望起到參考價值。

教育類檔案管理問題及應對措施分析

  一、做好教育類檔案管理的重要意義

  檔案管理可以把學校從建立到發展的整個過程通過文字的形式記錄下來,隨著技術的進步,計算機技術和多媒體技術也普遍用于檔案管理,使檔案具備了聲音和影像功能,能夠對學校的歷史面貌生動的展現出來。做好學校檔案管理是非常重要的,第一,可以起到參考作用。由于學校在不斷發展,各項管理工作、科研工作、教學工作都在隨時更新發展,通過查閱檔案,可以起到指導借鑒作用,從而避免出現錯誤。學校歷史對于學校進一步的發展具有重要的參考價值,它詳細具體的記錄了學校歷史過程,對于學校未來的方向有很好的借鑒意義,能夠方便學校領導進行查閱。第二,保存學校的原始證據。因為學校檔案資料特別豐富,涉及到學校每個環節,而且記錄非常清楚,存放著很多原始證據,比如規章制度、人員名單、活動的影像等,都能起到證明和說服效果,只有對原始證據進行保存,才能有效解決歷史遺留問題。第三,為地方歷史志的編輯提供資料。目前,各種地方志的編輯出版越來越多,而且教育志的編輯要求查閱學校的檔案資料。如果缺少教育類檔案資料,那么就不能編寫地方志關于教育部分的內容,所以,建設好學校檔案室,整理好各種資料,具有重要的歷史價值。

国产富二代app下载   二、教育類檔案管理工作中出現的主要問題

国产富二代app下载   當前,大部分教育單位對于檔案管理工作不夠重視,由于外界因素影響出現了各種問題,主要包括下面幾點:

  (1)很多教育單位的校領導沒有認識到檔案管理工作的重要性,他們認為檔案管理工作對教育單位的教學和管理起不到任何效果,因此沒有把檔案管理工作當成重要的學校工作日常。

国产富二代app下载   (2)檔案管理條件需要提升。很多教育單位沒有設置專門的檔案室和檔案柜,而且檔案保存需要的環境條件都不能滿足,比如通風、防潮濕、防火和防盜等,檔案材料隨意亂放,沒有完善的保管設備,對于教育單位檔案保存和管理都有不利的影響。

  (3)檔案資料不全。很多教育類檔案資料都不完整,經常出現多個地點存放、多個部門管理、收集資料不及時、檔案出現流失。學校的教務檔案、人事檔案、德育檔案等都是多個部門存放,比如教務部門、人事部門、德育部門等,沒有及時進行歸檔。因為檔案歸類、保存、借閱、保密等沒有根據要求執行,很多檔案資料都出現丟失。

  (4)檔案管理工作沒有引入信息化技術。受學校條件、相關設備、檔案管理人員信息技術水平的影響,很多教育單位的原始檔案仍然是紙質的檔案,一部分是打印,還有的是人工抄錄,而且案卷的頁面也不統一,檔案的電子化程度比較低,也沒有積極引入計算機設備、網絡技術和多媒體技術,管理方法比較落后。

国产富二代app下载   (5)檔案管理人員自身素質需要提升。調查發現,大部分教育單位都沒有安排專門的檔案管理人員,許多檔案管理人員都是兼職,沒有開展過專業的培訓,業務水平和綜合素質比較低。

国产富二代app下载   三、改進教育類檔案管理工作的對策

国产富二代app下载   做好教育類檔案管理工作,對教育類檔案進行完善和整理,能夠準確評價教育單位的各種工作內容,而且方便對歷史資料進行查詢,從而更科學高效的管理教育單位。越來越多的人發現,必須重視教育類檔案管理工作,才能使教育類檔案起到應有的作用。

  (1)領導要引起足夠重視,把檔案管理工作當成重要的工作日常。校領導要定期組織教職工對《檔案法》等法律條文進行深入學習,對于檔案法律知識展開學習并加強宣傳,從而讓領導人員和師生重視教育單位檔案工作,不能讓檔案工作流于形式,必須真正落實好檔案管理。教育單位領導干部需要把檔案管理工作當作重點內容加以關注,而且校長也是學校檔案的首要負責人,必須找出一名領導干部負責檔案管理,從而真正做好檔案管理工作。

  (2)增加資金投入,提高檔案管理的效果。教育主管單位以及教育單位都要增加對檔案管理場所和設備的投入。要將檔案室建設作為學校的總體建設規劃,設置相應的檔案庫房,安放專業的檔案柜。檔案室需要滿足通風、防潮濕、防毒、防火的基本要求,還要配置空調、抽濕機,做好防蟲、防鼠工作。針對使用影像資料、電子文檔等進行保存的檔案資料,要根據特殊檔案保管要求設置專門的檔案室,并使用專業的管理設備。檔案管理的基礎設備包括掃描儀、打印機、計算機,使用現代化設備提高檔案管理的水平。

国产富二代app下载   (3)做好檔案資料收集,保證檔案資料的完整。教育單位要制定有效的檔案收集制度,這樣才能更好地做好檔案管理工作。因為教育類檔案管理工作涉及到多個方面,因此需要完善檔案收集制度,并確保教育類檔案完整。教育單位首先要根據要求確定合理的檔案收集制度,并積極落實檔案整理工作,要及時有效的收集教育單位檔案,并做好歸檔。

  (4)使用先進技術,提升教育類檔案管理的信息化程度。教育類檔案管理只有實現信息化,才能真正做到現代化管理,這是教育類檔案管理工作的重要內容。教育類檔案管理中,第一,先要引入先進技術,在檔案管理中使用計算機、攝像機、相機、掃描儀等設備,實現信息收集整理更加快速,提升檔案使用效果。第二,檔案管理人員需要提升自己的計算機操作水平。學校要定期組織檔案管理人員開展培訓、交流和觀摩等,提升檔案管理工作的技術水平。第三,要確定教育類檔案管理的信息化要求,這樣開展信息化工作才能有很好的依據,才具有針對性。

  (5)加強檔案管理隊伍建設,提升檔案管理人員的素質。只有管理人員自身素質提升,才能確保檔案工作更好地開展。教育類檔案管理工作包括學校的各個環節,需要配置專門的檔案管理人員,并且要提升檔案管理人員的思想認識,加強業務培訓,從而提升檔案管理工作水平。檔案管理人員要求思想素質過硬、責任意識強、對教育單位工作熟悉,喜歡計算機并做好檔案管理工作,只有這樣的人員才能真正做好檔案管理。教育單位行政人員需要對學校檔案管理人員開展職業道德教育,并加強崗位培訓,要求持證上崗,要使檔案管理人員變得專業化、規范化,只有這樣才能確保檔案管理工作更好地開展,才能確保發揮檔案管理工作的價值。

  (6)對檔案管理工作進行規范。教育單位要想提高檔案工作水平,必須認真對待,做好深入研究,要想整理完善好檔案資料,不能只靠一時的熱情就可以,是需要長時間認真工作才能完成的。檔案管理人員要想取得好的工作成果,需要耐得住寂寞,不求名利,認真做好資料整理收集工作,對于要求特殊保管的資料,需要根據特殊要求做好管理。要分清楚長時間保存的文件和臨時保存文件,分別進行建檔,并做好目錄編排。要積極配備計算機設備,使檔案查詢更加方便。檔案管理人員還需要對學校歷史資料進行深入挖掘,可以找老校友寫關于學校的回憶錄,并尋找證據資料,對檔案內容進行豐富。在檔案資料的查閱過程中,能夠看出手工整理的檔案有很多不足的地方,它不能夠準確反映信息原來的內容,而且還會和事實發生偏差,還有的資料需要聘請專家做好鑒別以及判斷,這樣就導致檔案資料的使用功能受到很大影響。因此要求教育類檔案管理必須做到與時俱進,積極引入各種先進技術,讓檔案管理以及資料整理更加規范,提高資料的使用效率,讓檔案資料起到指導學校工作的作用。

  四、結語

  在教育單位文化管理中,檔案管理是一個重要的內容,它記錄了學校成立和發展的過程。檔案管理指的是對學校資料進行相應的收集、管理和分類,從而保存學校的原始數據,對領導人員和師生起到參考和指導作用,是學校歷史的重要見證。本文分析了教育類檔案管理工作中存在的問題,并指出了相應的解決對策,希望能夠促進教育類檔案管理工作更好地提升。

  參考文獻:

  [1]徐霞霞.中小學檔案管理工作存在的問題及應對措施[J].課程教育研究,2016,16(014):28.

国产富二代app下载   [2]趙明彤.中小學檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].新校園旬刊,2012,22(5):219-219.

  《教育類檔案管理問題及應對措施分析》來源:《傳媒論壇》,作者:房祥偉

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